1. Mapa zagadnienia i zakres opracowania

Koszty sądowe, koszty procesu i wynagrodzenie pełnomocnika to powiązane, ale różne kategorie.

• Zakres: nie dołączono materiału określającego zawartość „p.3”, dlatego opracowanie obejmuje przekrojowo rozliczanie kosztów, zwolnienie od kosztów i pomoc prawną z urzędu w polskim postępowaniu cywilnym.
• Podstawy prawne: przede wszystkim Kodeks postępowania cywilnego, ustawa z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych oraz rozporządzenia dotyczące wynagrodzenia profesjonalnych pełnomocników.
• Koszty sądowe obejmują opłaty i wydatki. Opłatą może być opłata od pozwu lub apelacji; wydatkiem — przykładowo należność biegłego lub świadka.
• Koszty procesu to szersza kategoria: obejmuje koszty sądowe oraz inne niezbędne koszty celowego dochodzenia praw i celowej obrony, w tym podlegające zwrotowi koszty zastępstwa procesowego.
• Zawsze rozdziel trzy pytania: kto wykłada pieniądze w toku sprawy, kto ostatecznie ponosi ich ciężar i jaka kwota podlega zwrotowi.
• Kwoty opłat, stawki pełnomocników i szczegóły środków zaskarżenia wymagają sprawdzenia w aktualnym brzmieniu przepisów.

2. Zasada odpowiedzialności za wynik procesu

Przegrywający zwraca przeciwnikowi, na jego żądanie, niezbędne koszty celowego dochodzenia praw i celowej obrony — art. 98 k.p.c.

• Wynik sprawy jest podstawowym kryterium rozliczenia kosztów w procesie. Zasadniczo nie trzeba wykazywać winy przegrywającego w doprowadzeniu do sporu.
• Niezbędność i celowość ograniczają zwrot: wygrana nie daje automatycznie prawa do odzyskania wszystkich faktycznie poniesionych wydatków.
• Koszty zastępstwa procesowego ustala się na podstawie właściwych przepisów, z uwzględnieniem kryteriów ustawowych. Umowa klienta z adwokatem lub radcą prawnym nie wiąże sądu przy ustalaniu zwrotu należnego od przeciwnika.
• Strona działająca bez zawodowego pełnomocnika również może otrzymać zwrot określonych kosztów, np. kosztów sądowych, przejazdów i utraconego zarobku związanego ze stawiennictwem, w granicach ustawowych.
• Odsetki od zasądzonych kosztów procesu: co do zasady należą się odsetki ustawowe za opóźnienie od uprawomocnienia się orzeczenia zasądzającego koszty do dnia zapłaty; sąd orzeka o nich z urzędu. Przepisy przewidują szczególny początek ich naliczania, gdy orzeczenie jest prawomocne już w chwili wydania.
• Przegranie sprawy nie jest karą ani dowodem bezprawnego zachowania; odpowiedzialność kosztowa służy przede wszystkim rozłożeniu ekonomicznego ciężaru procesu.

3. Częściowa wygrana: zniesienie lub rozdzielenie kosztów

Art. 100 k.p.c. pozwala dostosować rozliczenie do częściowego uwzględnienia żądań.

• Przy częściowym uwzględnieniu żądań koszty podlegają wzajemnemu zniesieniu albo stosunkowemu rozdzieleniu. Wybór wymaga uwzględnienia wyniku sprawy i rzeczywistych kosztów stron.
• Stosunkowe rozdzielenie: ustala się stopień wygranej i przegranej, następnie oblicza odpowiednie należności kosztowe obu stron i ich saldo.
• Przykład: powód wygrywa 60% żądania; jego uznane koszty wynoszą 6000 zł, a pozwanego 4000 zł. Powodowi odpowiada 60% × 6000 zł = 3600 zł, pozwanemu 40% × 4000 zł = 1600 zł. Saldo wynosi 2000 zł na rzecz powoda.
• Wzajemne zniesienie: strony nie zwracają sobie kosztów. Nie oznacza to, że nikt nie ponosi kosztów ani że Skarb Państwa oddaje dokonane wpłaty.
• Wyjątek: sąd może obciążyć jedną stronę całością kosztów, jeżeli przeciwnik uległ tylko w nieznacznej części żądania albo określenie należnej sumy zależało od wzajemnego obrachunku lub oceny sądu.
• Nie istnieje ustawowy, uniwersalny procent definiujący „nieznaczną część”. Samo żądanie zadośćuczynienia nie gwarantuje zwrotu całości kosztów mimo znacznego zawyżenia roszczenia.

4. Wyjątki związane z zachowaniem strony i słusznością

Wynik procesu może ustąpić szczególnym regułom z art. 101–103 k.p.c.

• Art. 101 k.p.c.: pozwany może uzyskać zwrot kosztów mimo uwzględnienia powództwa, jeśli łącznie nie dał powodu do wytoczenia sprawy i uznał żądanie pozwu przy pierwszej czynności procesowej.
• Samo szybkie uznanie żądania nie wystarcza. Jeżeli wcześniejsza odmowa spełnienia wymagalnego świadczenia uzasadniała pozew, przesłanka braku powodu do wytoczenia sprawy może nie być spełniona.
• Art. 102 k.p.c.: w wypadkach szczególnie uzasadnionych sąd może zasądzić od przegrywającego tylko część kosztów albo nie obciążać go nimi w ogóle.
• Ocena słuszności jest całościowa: znaczenie mogą mieć sytuacja życiowa i majątkowa, charakter sprawy, szczególne okoliczności powstania sporu i sposób prowadzenia procesu. Samo ubóstwo nie daje automatycznie ochrony przed kosztami przeciwnika.
• Art. 102 k.p.c. nie służy do przyznania przegrywającemu zwrotu jego kosztów od wygrywającego.
• Art. 103 k.p.c.: niezależnie od wyniku sąd może obciążyć stronę lub interwenienta kosztami wywołanymi ich niesumiennym albo oczywiście niewłaściwym postępowaniem.
• Przy art. 103 trzeba powiązać naganne zachowanie z wywołanymi przez nie kosztami. Przykładem może być nieuzasadnione zatajenie lub spóźnione powołanie dowodów generujące dodatkowe czynności.

5. Ugoda, cofnięcie pozwu i współuczestnictwo

Sposób zakończenia sprawy i liczba stron mogą zmienić standardowe rozliczenie.

• Ugoda sądowa — art. 104 k.p.c.: koszty procesu znosi się wzajemnie, jeżeli strony nie postanowiły inaczej. W ugodzie warto wyraźnie uregulować ich rozliczenie.
• Zwrot opłaty przez sąd po ugodzie jest odrębnym zagadnieniem od rozliczenia kosztów pomiędzy stronami; zależy od przepisów ustawy kosztowej, etapu i sposobu zakończenia postępowania.
• Cofnięcie pozwu: co do zasady powód zwraca pozwanemu koszty na jego żądanie. Trzeba jednak ustalić przyczynę cofnięcia.
• Spełnienie świadczenia po wniesieniu zasadnego pozwu: cofnięcie pozwu z tego powodu może uzasadniać obciążenie kosztami pozwanego, ponieważ dopiero proces doprowadził do zaspokojenia powoda.
• Nie oceniaj kosztów cofnięcia pozwu wyłącznie po tym, że formalnie nie zapadł wyrok uwzględniający powództwo.
• Współuczestnicy — art. 105 k.p.c.: co do zasady zwracają koszty w częściach równych; sąd może uwzględnić znaczne różnice ich udziału w sprawie.
• Solidarność: na współuczestników odpowiadających solidarnie co do istoty sprawy sąd nakłada solidarny obowiązek zwrotu kosztów. Koszty wywołane czynnościami podjętymi wyłącznie we własnym interesie danego współuczestnika nie obciążają pozostałych.

6. Orzekanie o kosztach: wniosek, termin i rozliczenie

Koszty trzeba nie tylko ponieść, lecz także prawidłowo i terminowo zgłosić.

• Art. 108 k.p.c.: sąd rozstrzyga o kosztach w każdym orzeczeniu kończącym sprawę w instancji. Nie musi to być wyrok rozstrzygający merytorycznie.
• Rozdzielenie zasady i wyliczenia: sąd może ustalić jedynie zasady poniesienia kosztów, pozostawiając szczegółowe wyliczenie referendarzowi sądowemu.
• Art. 109 k.p.c.: roszczenie o zwrot kosztów wygasa, jeżeli strona najpóźniej przed zamknięciem rozprawy bezpośrednio poprzedzającej wydanie orzeczenia nie złoży spisu kosztów albo nie zgłosi wniosku o przyznanie kosztów według norm przepisanych.
• Wyjątek od wymogu wniosku: o kosztach należnych stronie działającej bez adwokata, radcy prawnego lub rzecznika patentowego sąd orzeka z urzędu.
• „Według norm przepisanych” nie oznacza dowolnej kwoty wskazanej na fakturze pełnomocnika.
• Brak rozstrzygnięcia o kosztach należy odróżnić od rozstrzygnięcia błędnego: pierwszy problem może wymagać uzupełnienia orzeczenia, drugi — jego zaskarżenia.
• Środek zaskarżenia dobiera się do rodzaju orzeczenia, organu, który je wydał, i tego, czy zaskarżane jest również rozstrzygnięcie co do istoty. Nie wolno zakładać jednego trybu dla wszystkich rozstrzygnięć kosztowych.

7. Zwolnienie od kosztów sądowych i pomoc prawna z urzędu

Zwolnienie od kosztów nie oznacza zwolnienia od wszystkich finansowych następstw procesu.

• Zwolnienie ustawowe wynika bezpośrednio z przepisu; zwolnienie sądowe jest przyznawane po zbadaniu przesłanek wniosku. Może obejmować całość albo część kosztów.
• Osoba fizyczna może żądać zwolnienia, jeżeli z oświadczenia wynika, że nie jest w stanie ponieść kosztów bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny albo ich poniesienie narazi ją na taki uszczerbek.
• Oświadczenie majątkowe powinno przedstawiać rzeczywistą sytuację rodzinną, majątkową, dochodową i źródła utrzymania; sama deklaracja „nie mam pieniędzy” nie zastępuje wymaganych informacji.
• Osoba prawna lub uprawniona jednostka organizacyjna musi wykazać brak dostatecznych środków na uiszczenie kosztów. W odniesieniu do niektórych podmiotów mogą istnieć dodatkowe wymogi ustawowe.
• Zwolnienie od kosztów sądowych nie zwalnia z obowiązku zwrotu kosztów procesu przeciwnikowi. Są to dwie odrębne relacje finansowe.
• Pełnomocnik z urzędu: ustanowienie adwokata lub radcy prawnego wymaga odrębnej oceny, w tym uznania przez sąd, że udział profesjonalnego pełnomocnika jest potrzebny. Możliwe jest również dla osoby niezwolnionej od kosztów, jeśli spełnia ustawowe przesłanki finansowe.
• Zwolnienie od kosztów nie powoduje automatycznego ustanowienia pełnomocnika z urzędu.
• Cofnięcie zwolnienia: sąd może cofnąć zwolnienie, gdy jego przesłanki nie istniały albo przestały istnieć. Świadomie nieprawdziwe dane mogą prowadzić do dodatkowych sankcji.

8. Zaliczki i nieuiszczone koszty sądowe

Tymczasowe finansowanie czynności nie przesądza o końcowym ciężarze kosztów.

• Zaliczka finansuje przewidywane wydatki, np. opinię biegłego. Co do zasady obowiązek jej wniesienia wiąże się z żądaniem czynności wywołującej wydatek, z zastrzeżeniem wyjątków ustawowych.
• Nieuiszczenie zaliczki może prowadzić do pominięcia czynności związanej z wydatkami. Należy jednak uwzględnić m.in. zwolnienie od kosztów i zasady finansowania czynności podejmowanych z urzędu.
• Dowód z urzędu i określone sytuacje zwolnienia od kosztów mogą powodować tymczasowe pokrycie wydatków przez Skarb Państwa.
• Nieuiszczone koszty sądowe — art. 113 ustawy kosztowej: ich końcowe rozliczenie może obciążać przeciwnika strony zwolnionej, jeśli przemawiają za tym reguły rozliczenia kosztów procesu.
• Ściągnięcie z zasądzonego roszczenia jest odrębnym mechanizmem dotyczącym określonych niepokrytych kosztów; podlega ustawowym ograniczeniom i wyjątkom.
• Nie każda kwota wyłożona przez Skarb Państwa pozostaje definitywnie na jego rachunku. Nie należy też automatycznie utożsamiać nieuiszczonych kosztów sądowych z kosztami należnymi przeciwnikowi.

9. Postępowanie nieprocesowe i metoda rozwiązywania kazusów

Art. 520 k.p.c. ustanawia inny punkt wyjścia niż zasada „przegrywający płaci”.

• W postępowaniu nieprocesowym każdy uczestnik co do zasady ponosi koszty związane ze swoim udziałem w sprawie.
• Różny stopień zainteresowania lub sprzeczność interesów pozwalają sądowi odstąpić od reguły podstawowej i odpowiednio rozdzielić koszty albo obciążyć nimi jednego uczestnika.
• Sprzeczność interesów oraz oddalenie lub odrzucenie wniosków mogą uzasadniać zwrot kosztów innemu uczestnikowi. Znaczenie ma także niesumienne lub oczywiście niewłaściwe postępowanie uczestnika.
• Spór między uczestnikami nie oznacza jeszcze automatycznie, że należy zastosować art. 98 k.p.c. zamiast szczególnej regulacji nieprocesu.
• Schemat kazusu: ustal tryb → oddziel koszty sądowe od kosztów między stronami → ustal wynik i sposób zakończenia → sprawdź wyjątki → oceń celowość i wysokość kosztów → sprawdź wniosek oraz termin → oddziel rozliczenie wobec Skarbu Państwa.
• Problem aksjologiczny: zwrot kosztów chroni wygrywającego i ogranicza niezasadne spory, ale wysokie ryzyko kosztowe może utrudniać dostęp do sądu. Zwolnienie od kosztów, pomoc z urzędu i art. 102 k.p.c. pełnią różne funkcje ochronne.

Najważniejsze podstawy rozliczania kosztów w procesie

Model obliczenia: powód wygrywa 60%

Zwolnienie od kosztów a pełnomocnik z urzędu

Proces a postępowanie nieprocesowe